Polityka prywatności

Data obowiązywania: 12 listopada 2026 r.

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników korzystających ze strony internetowej www.velolab.pl, w tym formularza kontaktowego oraz sklepu internetowego oferującego vouchery na usługi bikefittingu, bike-sizingu i fizjoterapii.

Dokument został opracowany zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą Prawo komunikacji elektronicznej.

Dbamy o bezpieczeństwo danych osobowych użytkowników i dokładamy starań, aby były one przetwarzane w sposób zgodny z prawem, rzetelny i przejrzysty.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

VeloLAB Fizjoterapia Biomechanika Łukasz Szczęsny

ul. Starodworska 3, 80-137 Gdańsk

NIP: 9562086388

REGON: 341271798

E-mail: info@velolab.pl

Telefon: +48 609 246 762

Strona internetowa: www.velolab.pl

Działalność gospodarcza jest wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem wskazanego adresu e-mail lub pisemnie na adres siedziby.

3. Zakres zbieranych danych osobowych

Serwis www.velolab.pl może gromadzić dane osobowe użytkowników w następujący sposób:

Poprzez formularz kontaktowy: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz informacje dobrowolnie przekazane w treści wiadomości.
Podczas zakupu voucherów w sklepie internetowym: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane do faktury, jeżeli są wymagane, oraz informacje niezbędne do realizacji zamówienia i płatności.
Podczas realizacji voucherów: dane niezbędne do identyfikacji vouchera i osoby korzystającej z usługi, kontaktu oraz dokonania rezerwacji terminu.
Podczas korzystania ze strony internetowej: dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o przeglądarce, urządzeniu oraz aktywności w serwisie, w zakresie wynikającym z działania strony i wykorzystywanych technologii.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niektóre informacje są niezbędne do udzielenia odpowiedzi na zapytanie, realizacji zamówienia lub umówienia wizyty.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe użytkowników mogą być przetwarzane w następujących celach:

Obsługa zapytań i korespondencji – w celu udzielenia odpowiedzi na wiadomości przesłane przez formularz kontaktowy, e-mail lub inne dostępne kanały komunikacji. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji.
Realizacja zamówień w sklepie internetowym – w celu przyjęcia płatności, wystawienia i dostarczenia vouchera oraz obsługi zamówienia. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Obsługa rezerwacji i realizacja usług – w celu ustalenia terminu wizyty, potwierdzenia rezerwacji oraz realizacji zakupionych usług. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w przypadku danych przetwarzanych w związku ze świadczeniami zdrowotnymi również właściwe przepisy dotyczące ochrony takich danych.
Realizacja obowiązków księgowych i podatkowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Obsługa reklamacji oraz ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, odpowiednio do okoliczności.
Zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na zapewnieniu bezpieczeństwa strony i zapobieganiu nadużyciom.
Analiza ruchu na stronie i działania marketingowe – jeżeli wykorzystywane są narzędzia wymagające zgody użytkownika, przetwarzanie danych odbywa się na podstawie odpowiedniej zgody, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Zgoda użytkownika nie jest jedyną podstawą przetwarzania danych osobowych. W zakresie niezbędnym do realizacji umowy lub wykonania obowiązków prawnych Administrator może przetwarzać dane także bez odrębnej zgody.

5. Dane dotyczące zdrowia

VeloLAB świadczy usługi fizjoterapeutyczne oraz usługi związane z oceną biomechaniki ciała.

Informacje dotyczące stanu zdrowia należą do szczególnych kategorii danych osobowych i podlegają zwiększonej ochronie.

W przypadku świadczenia usług fizjoterapeutycznych dane dotyczące zdrowia mogą być przetwarzane w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia diagnostyki, udzielenia świadczenia zdrowotnego i prowadzenia wymaganej dokumentacji, na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h RODO, w powiązaniu z właściwymi przepisami dotyczącymi świadczeń zdrowotnych oraz odpowiednią podstawą z art. 6 RODO.

Zakup vouchera w sklepie internetowym nie wymaga przekazywania danych dotyczących stanu zdrowia osoby obdarowanej.

Zalecamy, aby szczegółowych informacji medycznych nie zamieszczać w ogólnym formularzu kontaktowym, chyba że jest to niezbędne do obsługi zgłoszenia i możliwe z wykorzystaniem odpowiednio zabezpieczonego kanału komunikacji.

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych pacjentów w ramach świadczeń fizjoterapeutycznych mogą być przekazywane odrębnie podczas rejestracji lub wizyty.

6. Udostępnianie danych osobowych

Administrator nie sprzedaje danych osobowych użytkowników.

Dane mogą być udostępniane podmiotom współpracującym z VeloLAB wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów, w szczególności:

dostawcom usług hostingowych i informatycznych;
operatorom płatności elektronicznych;
dostawcom systemów obsługi sklepu i poczty elektronicznej;
biuru rachunkowemu oraz podmiotom świadczącym obsługę księgową;
podmiotom świadczącym usługi techniczne związane z utrzymaniem strony internetowej;
uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Dostęp do danych otrzymują wyłącznie podmioty i osoby, dla których jest on niezbędny do wykonania określonych czynności.

W przypadku korzystania z dostawców przetwarzających dane na zlecenie Administratora stosowane są odpowiednie zabezpieczenia, w tym wymagane prawem umowy powierzenia przetwarzania danych.

Jeżeli korzystanie z zewnętrznych usług wiąże się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywa się ono na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych, gdy znajdują zastosowanie.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków wynikających z przepisów prawa.

W szczególności:

Dane związane z zakupem voucherów i realizacją umów przechowywane są przez okres realizacji umowy, a następnie przez czas niezbędny do rozliczenia transakcji oraz dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń.
Dokumentacja księgowa i podatkowa przechowywana jest przez okres wymagany przepisami prawa, co do zasady przez 5 lat, licząc zgodnie z właściwymi przepisami podatkowymi.
Dane przekazane w formularzu kontaktowym przechowywane są przez okres prowadzenia korespondencji, a po jej zakończeniu przez okres niezbędny do udokumentowania jej przebiegu lub obrony ewentualnych roszczeń. Standardowy okres archiwizacji zwykłych zapytań wynosi do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji, o ile nie występuje podstawa do dłuższego przechowywania.
Dane dotyczące stanu zdrowia i dokumentacja medyczna, jeżeli są prowadzone, przechowywane są przez okresy wynikające z przepisów dotyczących dokumentacji medycznej.
Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowywane są do momentu jej wycofania lub ustania celu przetwarzania, chyba że istnieje inna podstawa prawna uzasadniająca dalsze przechowywanie.

Po upływie właściwych okresów dane są usuwane lub anonimizowane, o ile nie istnieje obowiązek ich dalszego przechowywania.

8. Prawa użytkowników

Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane, przysługują prawa wynikające z RODO, w tym:

Prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii.
Prawo do sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
Prawo do usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przepisami.
Prawo do ograniczenia przetwarzania danych.
Prawo do przenoszenia danych, gdy spełnione są ustawowe warunki.
Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora.
Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu skorzystania z przysługujących praw można skontaktować się z Administratorem, pisząc na adres info@velolab.pl.

Administrator rozpatruje żądania zgodnie z terminami i zasadami określonymi w RODO.

Niektóre prawa, w szczególności prawo do usunięcia danych, mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z obowiązków prawnych Administratora, np. obowiązku przechowywania dokumentacji podatkowej lub medycznej.

9. Pliki cookies

Strona www.velolab.pl może wykorzystywać pliki cookies, czyli niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas korzystania z serwisu.

Pliki cookies mogą służyć w szczególności do:

zapewnienia prawidłowego działania strony internetowej;
obsługi koszyka zakupowego oraz procesu składania zamówienia;
zapamiętywania ustawień użytkownika;
zapewnienia bezpieczeństwa serwisu;
analizy statystyk odwiedzin, jeżeli takie narzędzia są wykorzystywane;
obsługi funkcji marketingowych, jeżeli zostały wdrożone.

Pliki cookies niezbędne do prawidłowego działania strony mogą być wykorzystywane bez odrębnej zgody użytkownika w granicach przewidzianych prawem.

Wykorzystywanie pozostałych plików cookies, w szczególności analitycznych i marketingowych, odbywa się po uzyskaniu wymaganej zgody użytkownika.

Użytkownik może zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki oraz udostępnionych w serwisie mechanizmów zarządzania zgodami.

Ograniczenie stosowania niezbędnych plików cookies może wpłynąć na poprawność działania niektórych funkcji serwisu, w szczególności koszyka zakupowego.

Szczegółowe informacje dotyczące stosowanych technologii, ich dostawców oraz czasu przechowywania plików cookies powinny być udostępnione użytkownikowi za pośrednictwem ustawień cookies lub odrębnej polityki plików cookies.

10. Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych.

Środki te służą w szczególności ochronie danych przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, utratą, zniszczeniem lub nieuprawnioną modyfikacją.

Dostęp do danych osobowych jest ograniczany do upoważnionych osób, które potrzebują tych informacji do wykonywania powierzonych obowiązków.

Administrator okresowo weryfikuje stosowane rozwiązania organizacyjne i techniczne, dostosowując je do charakteru przetwarzanych danych oraz zidentyfikowanych zagrożeń.

11. Linki do innych stron internetowych

W serwisie www.velolab.pl mogą znajdować się odnośniki do zewnętrznych stron internetowych, w tym stron partnerów, usługodawców lub portali społecznościowych.

Strony te działają niezależnie od VeloLAB i mogą stosować własne zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies.

Zalecamy zapoznanie się z politykami prywatności zewnętrznych serwisów przed przekazaniem im danych osobowych.

12. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie możliwość aktualizowania niniejszej Polityki Prywatności, w szczególności w przypadku:

zmiany obowiązujących przepisów prawa;
wprowadzenia nowych funkcjonalności serwisu;
rozszerzenia oferty sklepu internetowego;
zmiany wykorzystywanych narzędzi informatycznych;
zmiany sposobu przetwarzania danych osobowych.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest publikowana na stronie www.velolab.pl.

W przypadku istotnych zmian Administrator przekaże odpowiednie informacje użytkownikom, jeśli będzie to wymagane przepisami prawa.

13. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki Prywatności lub przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt: